Jika Anda seorang HRD, apakah Anda sudah tau cara mengelola payroll yang simpel dan tidak memakan banyak waktu lama?
Seperti yang kita ketahui bahwa mengelola payroll atau penggajian adalah salah satu tugas penting bagi seorang HRD.
Namun, tak jarang proses ini terasa rumit dan memakan banyak waktu. Padahal, ada cara mengelola payroll yang lebih sederhana dan efisien.
Penasaran bagaimana cara mengelola payroll dengan cepat? Yuk, simak 7 tips jitu berikut ini!
Cara Mengelola Payroll Super Efektif
Meskipun banyak dari kalangan HRD melakukan proses payroll dengan sistem atau proses yang berbeda-beda.
Namun, mereka harus paham beberapa tips berikut ini untuk mempermudah mereka dalam menyusun penggajian karyawan.
Inilah 7 cara mengelola payroll yang bisa mempermudah pekerjaan HRD ketika masa penggajian berlangsung!
1. Pahami Seluk-Beluk Payroll
Sebelum memulai, pastikan Anda memahami betul apa itu payroll dan faktor-faktor yang berperan penting di dalamnya.
Secara singkatnya, payroll dapat diartikan sebagai proses perhitungan dan pembayaran gaji karyawan, termasuk di dalamnya tunjangan, potongan pajak, dan lainnya.
Dengan memahami dasar-dasarnya, Anda akan lebih mudah menyusun langkah dalam mengelola payroll dengan baik.
2. Manfaatkan Software Payroll
Di era digital ini, software payroll adalah solusi terbaik untuk menyederhanakan proses penggajian. Proses payroll yang super ribet, dapat dimudahkan dengan satu aplikasi saja.
Software ini dapat membantu Anda menghitung gaji secara otomatis, mengelola data karyawan, membuat laporan keuangan, dan masih banyak lagi.
Dengan software payroll, Anda bisa menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan. Sehingga akhirnya, tidak ada karyawan yang akan mempertanyaan sistem gaji mereka lagi.
3. Buat Sistem Payroll yang Terstruktur
Sistem payroll yang terstruktur akan memudahkan Anda dalam mengelola gaji karyawan dengan cepat dan akurat.
Anda bisa membuat jadwal pembayaran yang jelas, menentukan metode pembayaran yang sesuai, dan dokumentasikan semua transaksi dengan rapi.
Dengan sistem yang baik, Anda akan terhindar dari kebingungan dan kesalahan dalam perhitungan gaji di setiap karyawannya.
4. Update Data Karyawan Secara Rutin
Ketika menyusun payroll, HRD harus memahami bahwa data karyawan yang akurat adalah kunci dari payroll yang benar.
Pastikan Anda selalu memperbarui data karyawan, seperti informasi gaji, tunjangan, potongan, dan lainnya. Proses ini harus dilakukan secara rutin dan tidak bisa ditunda dalam waktu yang lama.
Dengan data yang valid, Anda dapat menghindari kesalahan perhitungan gaji. Sehingga akhirnya, tidak akan ada konflik yang datang dari para karyawan.
5. Perhatikan Batas Waktu
Setiap proses payroll memiliki batas waktu yang harus diperhatikan, seperti batas waktu pembayaran pajak atau iuran BPJS.
Setiap pembayaran ini akan bersangkut paut dengan instansi dari pemerintah, sehingga HRD tidak boleh telat melakukan pembayarannya.
Oleh karena itu, cobalah untuk mencatat semua batas waktu ini dan lakukan pembayaran tepat waktu untuk menghindari denda atau masalah lainnya.
6. Libatkan Tim Keuangan
Payroll tidak hanya urusan HRD, tetapi juga melibatkan tim keuangan atau finance yang bertanggung jawab dalam keuangan perusahaan.
HRD wajib melibatkan tim keuangan dalam proses penggajian untuk memastikan semua transaksi tercatat dengan baik dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dua tim ini harus saling berkerjasama, dan informasi yang diberikan juga harus jelas agar proses penggajian menjadi semakin akurat.
7. Evaluasi dan Tingkatkan Proses Payroll
Setelah beberapa kali melakukan payroll, lakukan evaluasi untuk melihat apakah ada hal yang perlu diperbaiki dari proses payroll ini.
Cari cara untuk meningkatkan efisiensi proses payroll Anda. Baik itu dari sisi kinerja, atau bahkan penggunaan sistem pembantu.
Contohnya seperti membandingkan software payroll baru yang lebih canggih atau metode pembayaran yang lebih praktis.
HRD harus lebih teliti dalam menganalisa kualitas payroll ini, agar semua karyawan dapat merasakan kemudahan dalam hal penggajian di setiap periodenya.
