Dalam dunia HRD, menilai keakuratan dalam aplikasi gaji sudah menjadi aspek krusial yang tidak boleh diabaikan oleh para HRD.
Kesalahan dalam perhitungan gaji bisa berujung pada ketidakpuasan karyawan hingga masalah hukum bagi perusahaan.
Oleh karena itu, menilai keakuratan aplikasi gaji menjadi langkah penting sebelum mengadopsi sistem penggajian berbasis teknologi. Lalu, apa saja faktor penting yang harus dipertimbangkan?
Perhatikan beberapa faktor penting berikut ini!
10 Faktor Penilaian Utama Dalam Aplikasi Gaji
Jika Anda sedang menilai keakuratan dalam penggunaan aplikasi gaji, Anda mungkin bisa melihat beberapa faktor penting yang menjadi fokus utama sistem ini hadir pada perusahaan Anda.
Berikut adalah 10 faktor yang bisa menjadi alat penilaian Anda dalam melihat dampak dari aplikasi gaji:
1. Keakuratan Perhitungan Pajak dan Potongan
Setiap perusahaan diwajibkan untuk mematuhi regulasi pajak serta ketentuan pemotongan lain seperti BPJS atau iuran pensiun. Oleh karena itu, aplikasi gaji harus mampu menyesuaikan perhitungan dengan perubahan peraturan yang berlaku. Jika terjadi kesalahan dalam perhitungan pajak, denda bagi perusahaan dan keluhan dari karyawan bisa saja muncul.
2. Fitur Kustomisasi Sesuai Kebijakan Perusahaan
Karena setiap perusahaan memiliki kebijakan gaji yang berbeda. Contohnya seperti tunjangan, bonus, dan sistem lembur, aplikasi gaji perlu dikonfigurasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Jika aplikasi dapat dikustomisasi, maka risiko kesalahan akibat aturan yang tidak sesuai dapat diminimalkan.
3. Kesesuaian dengan Regulasi Ketenagakerjaan
Regulasi ketenagakerjaan di Indonesia terus diperbarui, termasuk mengenai upah minimum, jam kerja, dan tunjangan karyawan. Oleh karena itu, aplikasi gaji harus selalu diperbarui agar tetap sesuai dengan regulasi terbaru. Sehingga potensi masalah hukum di masa depan dapat dihindari.
4. Integrasi dengan Sistem Lain
Aplikasi gaji yang ideal harus dapat diintegrasikan dengan sistem lain. Contohnya seperti absensi, manajemen kehadiran, dan sistem akuntansi. Dengan adanya integrasi ini, perhitungan gaji dapat dilakukan secara lebih akurat dan otomatis, sehingga risiko kesalahan akibat input data manual dapat dikurangi.
5. Keamanan Data dan Privasi
Karena informasi gaji bersifat sensitif, perlindungan data harus dipastikan. Aplikasi gaji harus dilengkapi dengan sistem keamanan yang kuat, termasuk enkripsi data dan akses terbatas bagi pihak yang berwenang. Sistem backup juga diperlukan untuk mengantisipasi kehilangan data akibat gangguan teknis atau serangan siber.
6. Kemudahan Akses dan Penggunaan
Tidak semua HRD memiliki latar belakang IT yang kuat. Sehingga aplikasi gaji harus dirancang dengan antarmuka yang user-friendly. Sistemnya juga harus mudah dipahami dan tidak rumit. Jika aplikasi sulit digunakan, risiko kesalahan dalam pengoperasiannya akan meningkat dan proses penggajian menjadi terhambat.
7. Riwayat dan Rekam Jejak Transaksi
Aplikasi gaji yang baik harus menyediakan fitur riwayat pembayaran yang dapat ditelusuri. Fitur ini berguna untuk proses audit, evaluasi keuangan, serta penyelesaian perbedaan antara perusahaan dan karyawan terkait gaji yang telah diterima.
8. Dukungan dan Layanan Pelanggan
Karena kesalahan teknis dapat terjadi sewaktu-waktu, layanan pelanggan yang responsif dan dukungan teknis yang andal harus disediakan oleh penyedia aplikasi gaji. Dengan adanya layanan bantuan yang mudah diakses maka permasalahan yang muncul dapat segera ditangani.
9. Kecepatan dan Efisiensi Proses Penggajian
Aplikasi gaji harus mampu memproses penggajian dengan cepat dan efisien. Terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar. Jika prosesnya lambat, operasional perusahaan dapat terganggu, dan keterlambatan pembayaran gaji bisa terjadi.
10. Ulasan dan Rekomendasi Pengguna Lain
Sebelum aplikasi gaji dipilih, ulasan dari pengguna lain perlu diperhatikan. Rekomendasi dari perusahaan sejenis dapat dijadikan indikator kualitas serta keandalan sistem yang akan digunakan.
