Di era digital ini, perusahaan butuh solusi HRIS online yang mampu mempercepat, menyederhanakan, dan meminimalisir kesalahan dalam proses payroll.
Dengan solusi HRIS online yang tepat, divisi HR bisa bekerja lebih efisien dan akurat.
Tertarik tahu bagaimana sistem ini bekerja dan kenapa banyak bisnis mulai beralih? Yuk, cek solusi ampuhnya sekarang!
Masalah Penggajian yang Dihadapi HR Saat Ini
Divisi Human Resources (HR) sering kali harus berhadapan dengan kompleksitas dalam proses penggajian. Beberapa tantangan utama yang umum terjadi di lapangan antara lain:
1. Human Error dalam Perhitungan Gaji
Penggajian yang dilakukan secara manual dengan spreadsheet atau pencatatan konvensional sangat rentan terhadap kesalahan.
Kesalahan input angka, penghitungan lembur yang tidak akurat, atau lupa memperhitungkan potongan pajak dan BPJS bisa berdampak besar pada ketepatan gaji yang diterima karyawan.
2. Waktu Proses yang Terlalu Lama
Proses rekapitulasi absensi, cuti, lembur, dan penghitungan gaji sering kali membutuhkan waktu berhari-hari.
Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam pemberian gaji, yang pada akhirnya bisa menurunkan motivasi kerja dan menimbulkan ketidakpuasan karyawan.
3. Ketidaksesuaian dengan Regulasi
Penggajian bukan hanya soal nominal yang dibayarkan, tetapi juga harus mematuhi peraturan pemerintah seperti PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, THR, dan tunjangan jabatan.
Tanpa sistem yang tepat, sangat mudah terjadi kesalahan dalam pemotongan atau pelaporan pajak.
4. Kurangnya Transparansi dan Aksesibilitas
Karyawan sering kali tidak tahu detail gaji mereka, termasuk perhitungan tunjangan, potongan, dan slip gaji. Hal ini bisa menimbulkan ketidakpercayaan terhadap manajemen.
Solusi HRIS Online pada Pengelolaan Gaji Karyawan
Solusi HRIS online adalah sistem informasi sumber daya manusia berbasis teknologi cloud yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh aspek SDM, termasuk penggajian, secara otomatis, terstruktur, dan real-time.
Sistem ini dirancang untuk menyederhanakan proses administratif yang sebelumnya rumit, serta meningkatkan efisiensi dalam proses payroll.
Beberapa keunggulan utama dari HRIS online dalam konteks penggajian antara lain:
1. Otomatisasi Proses Payroll
HRIS online memungkinkan penghitungan gaji dilakukan secara otomatis berdasarkan data real-time dari absensi, cuti, lembur, dan tunjangan yang sudah tercatat dalam sistem.
Hal ini mengurangi potensi kesalahan dan mempercepat proses penggajian.
2. Kepatuhan terhadap Regulasi
Solusi HRIS lokal seperti OnTime Payroll, Talenta, LinovHR, dan GajiHub telah disesuaikan dengan peraturan ketenagakerjaan Indonesia.
Perhitungan PPh 21, BPJS, THR, dan pengelompokan tunjangan dapat dilakukan secara otomatis dan akurat, sehingga perusahaan terhindar dari potensi sanksi hukum akibat ketidaksesuaian pelaporan.
3. Aksesibilitas yang Tinggi
Sistem HRIS berbasis cloud dapat diakses kapan saja dan di mana saja oleh karyawan maupun HR.
Slip gaji digital bisa langsung diunduh melalui aplikasi mobile, sehingga meningkatkan transparansi dan kenyamanan karyawan.
4. Penghematan Waktu dan Biaya Operasional
Dengan otomatisasi dan integrasi data, proses yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari kini dapat dilakukan hanya dalam hitungan jam.
Hal ini secara langsung mengurangi beban kerja HR dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Fitur-Fitur Unik HRIS Online yang Membantu Penggajian
Tidak semua HRIS online memiliki fitur yang sama. Namun, berikut adalah beberapa fitur unggulan yang biasanya tersedia pada solusi HRIS yang unggul di Indonesia:
1. Payroll Otomatis
Fitur ini menghitung gaji pokok, tunjangan, potongan, dan lembur secara otomatis. Sistem juga bisa disesuaikan untuk berbagai skema penggajian, baik harian, mingguan, maupun bulanan.
2. Perhitungan Pajak dan BPJS Otomatis
HRIS online dapat menghitung PPh 21 berdasarkan data penghasilan karyawan dan status pajaknya. Begitu pula dengan iuran BPJS, baik Ketenagakerjaan maupun Kesehatan.
3. Slip Gaji Digital
Karyawan bisa menerima dan melihat slip gaji secara elektronik langsung melalui aplikasi. Ini mengurangi penggunaan kertas dan mempercepat distribusi.
4. Integrasi Data Absensi dan Lembur
Sistem absensi yang terhubung langsung dengan HRIS memudahkan penghitungan kehadiran, keterlambatan, dan jam lembur. Semua data tersebut otomatis masuk ke perhitungan gaji.
5. Workflow Approval
Sistem ini memungkinkan adanya alur persetujuan digital untuk cuti, lembur, atau bonus, yang langsung memengaruhi perhitungan gaji secara real-time.
6. Pelaporan dan Analisis
HRIS modern menyediakan dasbor dan laporan analitik tentang biaya tenaga kerja, perbandingan gaji antar divisi, serta tren pengeluaran perusahaan.
Data dan Insight Setelah Penggunaan Sistem HRIS
Mengadopsi solusi HRIS online bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga membuka jalan bagi transformasi digital dalam manajemen SDM.
Dengan data yang tersimpan dan terorganisir dengan baik, perusahaan dapat memperoleh insight yang mendalam terkait pengelolaan karyawan dan keuangan.
1. Peningkatan Efisiensi SDM
Studi dari Deloitte Global Human Capital Trends 2024 menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan sistem HRIS online dengan fitur payroll terintegrasi mengalami peningkatan efisiensi kerja HR sebesar 45%.
2. Pengurangan Keluhan Karyawan
Perusahaan yang sudah menggunakan HRIS juga mencatat penurunan keluhan karyawan terkait gaji hingga 70%. Hal ini terjadi karena adanya transparansi data dan kemudahan akses terhadap informasi penghasilan.
3. Akses ke People Analytics
HRIS memungkinkan pengumpulan dan analisis data SDM, seperti rata-rata absensi, rasio lembur, turnover karyawan, dan efektivitas tunjangan. Insight semacam ini sangat berharga untuk pengambilan keputusan berbasis data dalam pengembangan strategi HR perusahaan.
4. Dukungan Pengambilan Keputusan Keuangan
Data yang dihasilkan oleh HRIS juga dapat membantu bagian keuangan dalam merancang anggaran tahunan, melakukan forecasting pengeluaran tenaga kerja, dan mengevaluasi struktur kompensasi.
