Jika kita berbicara seputar fungsi absensi mobile dalam penggajian karyawan, maka kita harus mengenal lebih dalam fitur yang ditawarkan aplikasi ini.
Saat ini, hampir semua teknologi HRIS yang tersedia akan memberikan pelajayanan absensi mobile untuk karyawannya.
Bukan tanpa sebab, sistem absensi mobile ini memberikan sebuah perubahan yang sangat positif di lingkungan kerja.
Ingin tau apa saja perusahaan yang dihasilkan dari teknologi absensi ini? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Apa Itu Absensi Mobile?
Sebelum masuk ke penjelasan fungsinya, kita harus mengenal terlebih dahulu apa itu teknologi absensi mobile untuk perusahaan.
Secara umumnya, absensi mobile adalah metode pencatatan kehadiran karyawan yang memanfaatkan perangkat mobile seperti smartphone atau tablet untuk alat pengelolaannya.
Dengan menggunakan aplikasi ini, karyawan dapat melakukan absensi kapan saja dan di mana saja, selama mereka terhubung dengan internet.
Teknologi ini sering kali dilengkapi dengan fitur-fitur canggih seperti geolokasi, pengenalan wajah, hingga integrasi dengan sistem HRIS (Human Resource Information System).
Sistem absensi ini menggantikan metode tradisional seperti kartu absen atau mesin fingerprint yang sering kali membutuhkan perawatan lebih dan memiliki keterbatasan.
Absensi mobile membawa fleksibilitas yang tidak hanya menguntungkan perusahaan tetapi juga memberikan kenyamanan bagi karyawan.
Fungsi Absensi Mobile Dalam Penggajian Karyawan
Jika sudah mengetahui kegunaan dari absensi mobile ini, mungkin Anda akan bertanya-tanya tentang hubungan aplikasi ini dengan penggajian.
Perlu diketahui, bahwa teknologi ini pada dasarnya akan memberikan kemudahan yang besar dalam pengelolaan gaji karyawan.
Berikut adalah beberapa fungsi absensi mobile dalam penggajian karyawan!
1. Memastikan Akurasi Data Kehadiran
Data kehadiran yang akurat adalah fondasi kuat dalam proses perhitungan gaji para karyawan. Absensi mobile membantu HRD dalam menilai kehadiran karyawan secara real-time.
Dengan demikian, potensi kesalahan pencatatan manual dapat diminimalkan dengan hadirnya sistem absensi mobile ini.
Selain itu, fitur geolokasi memastikan karyawan benar-benar berada di lokasi kerja saat melakukan absensi. Akurasi ini penting untuk menghindari konflik atau kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan.
2. Meningkatkan Efisiensi Proses Penggajian
Sistem absensi mobile biasanya terintegrasi dengan aplikasi penggajian, dimana semua data yang tercatat langsung diolah untuk menghitung gaji, lembur, dan potongan secara otomatis.
Proses ini tentu akan menghemat waktu HRD dan mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji. Tidak akan ada lagi human error dalam penggajian karyawan.
Proses ini juga memungkinkan HRD untuk lebih fokus pada tugas strategis lainnya daripada hanya mengurus administrasi yang repetitif.
3. Mengurangi Risiko Penyalahgunaan Sistem Absensi
Dengan fitur seperti pengenalan wajah atau sidik jari, absensi mobile dapat mencegah praktik absensi curang seperti titip absen.
Teknologi ini memastikan bahwa data yang tercatat benar-benar berasal dari karyawan yang bersangkutan. Sehingga proses penilaian kinerja akan menjadi lebih akurat.
Selain itu, adanya log aktivitas yang tercatat secara digital membuat sistem lebih transparan dan mudah diaudit oleh pihak HRD.
4. Mempermudah Monitoring Kehadiran
Bagi manajer atau HRD, absensi mobile mempermudah pemantauan kehadiran karyawan meskipun dari jarak jauh sekalipun.
Anda dapat mengakses laporan kehadiran secara instan melalui dashboard aplikasi, sehingga dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat berdasarkan data.
Misalnya, Anda dapat langsung mengetahui siapa yang terlambat, siapa yang sering absen, dan pola kehadiran lainnya yang mungkin memerlukan perhatian khusus.
5. Mendukung Fleksibilitas Kerja
Di era kerja hybrid dan remote, absensi mobile menjadi solusi ideal bagi semua perusahaan yang beralih ke sistem digital.
Karyawan yang bekerja dari rumah atau lokasi lain tetap dapat melakukan absensi tanpa perlu hadir secara fisik di kantor.
Hal ini meningkatkan kenyamanan dan mendukung produktivitas mereka. Selain itu, perusahaan juga dapat memastikan bahwa karyawan yang bekerja dari jarak jauh tetap berada dalam pengawasan yang terukur.
Tantangan Dalam Menggunakan Absensi Mobile
Meskipun memiliki banyak keunggulan, absensi mobile juga memiliki tantangan tersendiri yang harus menjadi perhatian para HRD.
Tantangan ini bisa berasal dari berbagai macam kondisi, seperti:
- Koneksi Internet: Sistem ini memerlukan koneksi internet yang stabil untuk berfungsi optimal. Untuk itu, perusahaan perlu memastikan bahwa infrastruktur internet memadai.
- Keamanan Data: Perusahaan harus memastikan bahwa data kehadiran karyawan terlindungi dari potensi kebocoran atau penyalahgunaan. Pilihan penyedia aplikasi absensi yang terpercaya sangat penting dalam hal ini.
- Adopsi Teknologi: Beberapa karyawan mungkin memerlukan waktu untuk beradaptasi dengan sistem baru, terutama bagi mereka yang kurang familiar dengan teknologi.
Namun, setiap tantangan ini pasti bisa diatasi jika HRD terus mengawasi proses berjalannya implementasi absensi mobile di lingkungan perusahaan.
