Mengelola sumber daya manusia bukan lagi sekadar urusan administrasi. Di era digital, fungsi HRM dan HRIS menjadi kunci penting dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Dengan memahami fungsi HRM dan HRIS, Anda bisa melihat bagaimana peran teknologi menyederhanakan proses kerja HRD.
Ingin tahu lebih dalam? Coba cek selengkapnya di bawah ini!
Perbedaan Kontekstual antara HRM dan HRIS
Banyak orang masih menganggap HRM dan HRIS sebagai hal yang sama, padahal keduanya memiliki fungsi dan konteks yang berbeda secara mendasar:
-
HRM (Human Resource Management) adalah pendekatan strategis dalam mengelola sumber daya manusia, mulai dari perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, pelatihan, penilaian kinerja, hingga pengembangan karier. HRM menekankan pada manusia dan proses strategis dalam menciptakan SDM yang berkualitas dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
-
HRIS (Human Resource Information System), di sisi lain, adalah sistem berbasis teknologi yang mendukung operasional HRM. HRIS menyimpan, mengolah, dan menganalisis data karyawan secara otomatis sehingga pekerjaan administratif seperti absensi, payroll, atau pengelolaan cuti bisa dilakukan lebih efisien dan akurat.
Singkatnya, HRM adalah strategi dan kebijakan SDM, sementara HRIS adalah alat atau sistem yang membantu HRM berjalan lebih efektif.
Tanpa HRM, HRIS hanyalah sistem kosong. Sebaliknya tanpa HRIS, HRM akan terhambat oleh pekerjaan manual dan repetitif.
Ilustrasi sederhana: HRM adalah “otak”, HRIS adalah “tangan dan kaki”-nya.
Fungsi Utama Dari HRM dan HRIS di Perusahaan
Untuk memahami lebih dalam bagaimana keduanya bekerja, berikut adalah beberapa fungsi penting dari HRM dan HRIS dalam organisasi modern:
1. Fungsi HRM
-
Perencanaan SDM: Menyusun strategi kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan visi perusahaan.
-
Rekrutmen & Seleksi: Mencari dan menyeleksi kandidat terbaik yang sesuai dengan budaya dan kebutuhan bisnis.
-
Pelatihan & Pengembangan: Meningkatkan kompetensi karyawan melalui pelatihan dan program pengembangan.
-
Manajemen Kinerja: Menilai dan mengelola kinerja karyawan secara objektif.
-
Manajemen Karier dan Suksesi: Merancang jalur karier dan mempersiapkan kaderisasi.
2. Fungsi HRIS
-
Data Karyawan Terpusat: Menyimpan semua informasi karyawan dalam satu sistem yang aman dan mudah diakses.
-
Absensi dan Kehadiran: Mengelola kehadiran karyawan secara real-time, termasuk cuti dan lembur.
-
Penggajian Otomatis: Menghitung payroll secara akurat dengan komponen seperti gaji pokok, tunjangan, BPJS, hingga PPh 21.
-
Self-Service Karyawan: Memungkinkan karyawan mengakses dan memperbarui data mereka secara mandiri.
-
Laporan Analitik SDM: Memberikan insight berbasis data seperti turnover rate, efektivitas pelatihan, dan banyak lagi.
Studi Kasus Penerapan HRM dan HRIS di Perusahaan
Setelah mengetahui fungsi HRM dan HRIS, sekarang mari kita lihat bagaimana kombinasi HRM dan HRIS diimplementasikan dalam praktik. Ini dia studi kasus sebagai gambaran dasar Anda:
Studi Kasus: Perusahaan Ritel XYZ Indonesia
Latar belakang:
Perusahaan XYZ memiliki 500 karyawan di berbagai cabang ritel di Indonesia. Sebelum menggunakan HRIS, tim HR kewalahan dalam mengelola data kehadiran dan menghitung gaji bulanan secara manual. Selain itu, banyak karyawan merasa tidak terlibat karena tidak ada jalur pengembangan karier yang jelas.
Solusi:
-
Manajemen memutuskan untuk menerapkan strategi HRM berbasis kompetensi dan jalur karier.
-
Mereka mengintegrasikan sistem HRIS berbasis cloud untuk memantau absensi, penggajian, dan pelatihan online.
Hasil:
-
Waktu proses penggajian turun dari 5 hari menjadi 1 hari.
-
Tingkat kepuasan karyawan naik 30% dalam 6 bulan.
-
Tim HR dapat fokus merancang program pelatihan berbasis data yang terbukti meningkatkan produktivitas.
Catatan: Studi ini mencerminkan tren yang juga disorot oleh SHRM (Society for Human Resource Management) dan PwC, yang menyatakan bahwa digitalisasi HR membantu menciptakan pengalaman karyawan yang lebih personal dan efisien (sumber: SHRM.org dan PwC’s Future of HR report, 2023).
